Privacyverklaring en Kennisgeving

Dimensional Fund Advisors Ltd.

INLEIDING

Voor de toepassing van de wetgeving inzake gegevensbescherming treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke voor bepaalde Persoonsgegevens en ontvangen wij mogelijk ook uw persoonsgegevens. Deze Privacyverklaring is van toepassing op de behandeling van Persoonsgegevens in het kader van de uitoefening van onze bedrijfsactiviteiten en biedt u conform de wettelijke vereisten ook informatie over onze verwerking van dergelijke Persoonsgegevens.

Definities:

  • Onder “DFAL” wordt verstaan Dimensional Fund Advisors Ltd., 20 Triton Street, Regent's Place, Londen NW1 3BF, die in het register van de Information Commissioner’s Office (de Britse autoriteit voor persoonsgegevens) als verwerkingsverantwoordelijke is opgenomen en tevens is geautoriseerd door en onder toezicht staat van de Financial Conduct Authority (de Britse Autoriteit Financiële Markten);
  • Met “Wij”, “ons” of “onze” wordt verwezen naar DFAL;
  • Onder “Ondernemingen van Dimensional” wordt verstaan DFAL en gelieerde ondernemingen;
  • Onder “Persoonsgegevens” wordt verstaan alle informatie betreffende geïdentificeerde of identificeerbare personen; als identificeerbaar wordt beschouwd een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, in het bijzonder aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens of een online-identificatiecode, of op grond van één of meer specifieke (bijvoorbeeld fysieke) kenmerken van die persoon;
  • Onder “Toezichthoudende instantie” wordt verstaan een toezichthoudende instantie die toezicht houdt of gaat houden op ons of op de Ondernemingen van Dimensional; en
  • Onder “Gelieerde partij” wordt verstaan een instantie die zeggenschap heeft over of onder (gezamenlijke) zeggenschap staat van een Onderneming van Dimensional.

DE CATEGORIEËN PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERZAMELEN

Vanwege onze relatie en/of de diensten die wij aan u verlenen, moeten wij bepaalde Persoonsgegevens van u inwinnen. Voor dergelijke zakelijke doeleinden kunnen wij de volgende Persoonsgegevens van u verzamelen en anderszins verwerken. De mate van die verwerking wordt over het algemeen bepaald door de omvang van de betreffende diensten of de relatie en als het voor ons niet mogelijk is de desbetreffende Persoonsgegevens te verwerken zijn wij mogelijk niet in staat om een relatie met u te onderhouden of diensten aan u te verlenen. De lijsten hieronder zijn niet uitputtend en zijn mogelijk niet op u van toepassing; de lijsten geven echter de categorieën Persoonsgegevens weer die wij gewoonlijk ontvangen in het kader van onze normale bedrijfsvoering.

Informatie die u ons verstrekt:

  • standaard Persoonsgegevens (zoals naam, leeftijd, adres, geslacht, nationaliteit, staatsburgerschap, adres, telefoonnummers, e-mailadres, geboortedatum); en
  • financiële of fiscale gegevens, zoals opgevraagd in verband met onze vermogensbeheeractiviteiten (zoals gegevens van adviseurs; beleggingsgegevens; bankgegevens of andere financiële gegevens; arbeidsverleden; sociaal en/of nationaal verzekeringsnummer; fisca(a)l(e) identificatienummer(s) en gegevens betreffende de fiscale woonplaats).

Gegevens die wij over u verzamelen of genereren, of uit andere bronnen verkrijgen:

  • gegevens over uw transacties of transacties die voor uw rekening zijn verricht, zoals omvang en data van transacties, of de activabedragen op uw rekening, en communicatie met ons;
  • een dossier met uw contactgegevens dat kan worden gebruikt voor inlichtingen, zodat wij kunnen nagaan of u tevreden bent met de diensten die wij u hebben verleend;
  • bij uw bezoek aan onze website, via “cookies” bepaalde gegevens met betrekking tot uw bezoek en activiteiten op de website; en
  • gegevens die wij wettelijk verplicht zijn te genereren of te verzamelen, zoals gegevens voor nalevings- of registratieverplichtingen.

HOE WIJ UW GEGEVENS GEBRUIKEN

Wij kunnen uw Persoonsgegevens, indien van toepassing, op de volgende manieren en voor de volgende doeleinden opslaan en verwerken:

  • om uw aanvraag voor diensten te beoordelen of om te investeren in fondsen;
  • om uw investering te beheren en te volgen, en om diensten te analyseren en te verbeteren;
  • om diensten aan u te verlenen, zoals relevante communicatie, met inbegrip van rekeningafschriften, of de resultaten van onze enquêtes waaraan u deelneemt;
  • voor het bestuur en beheer van onze onderneming;
  • voor naleving en beoordeling van de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving en interne richtlijnen en procedures (met inbegrip van maar niet beperkt tot belasting- of andere bedrijfsrapportagedoeleinden);
  • voor het beheer en onderhoud van databanken waarin Persoonsgegevens worden opgeslagen; of
  • om u algemene informatie te verschaffen over DFAL en/of diensten van de Ondernemingen van Dimensional.

Wij zijn om de volgende redenen gerechtigd uw Persoonsgegevens op deze wijze te gebruiken:

  • wij moeten dit doen om onze contractuele verplichtingen jegens u na te komen of om u op een andere manier de juiste klantenservice te bieden;
  • u heeft toestemming gegeven voor dergelijk gebruik;
  • wij hebben verplichtingen op grond van wet- en regelgeving waaraan wij moeten voldoen;
  • wij moeten dit mogelijk doen om onze rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen of in het kader van een gerechtelijke procedure;
  • het gebruik van uw Persoonsgegevens zoals beschreven is nodig voor de behartiging van onze gerechtvaardigde zakelijke belangen of die van de Ondernemingen van Dimensional (alleen waar dit niet voorbijgaat aan uw rechten en vrijheden), zoals:
    - een effectief en efficiënt beheer van ons bedrijf of uw belegging (of de belegging van uw cliënten) voor ons mogelijk te maken; of
    - de naleving van interne richtlijnen en procedures die waar nodig worden ingevoerd in verband met de bedrijfsactiviteiten van de Ondernemingen van Dimensional.

OPENBAARMAKING VAN UW GEGEVENS AAN DERDEN

Wij kunnen uw Persoonsgegevens in de hieronder beschreven omstandigheden verstrekken aan een lid van de Ondernemingen van Dimensional:

  • waar nodig in verband met het bestuur en beheer van onze onderneming, met inbegrip van het beheer van uw belegging (of de belegging van uw cliënt);
  • om de levering van diensten aan u mogelijk te maken of te vergemakkelijken;
  • om uw aanvraag voor diensten te beoordelen of om in fondsen te investeren;
  • om de beoordeling van de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving en van interne richtlijnen en procedures bij de diverse Ondernemingen van Dimensional; en
  • waar nodig in verband met het beheer en onderhoud van de databanken waarin Persoonsgegevens worden opgeslagen

Wij kunnen uw Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden delen met instanties buiten de Ondernemingen van Dimensional:

  • met agenten van derden, dienstverleners en partijen die diensten aan ons verlenen of die onze dienstverlening aan u ondersteunen (bijvoorbeeld accountants, vakinhoudelijke, financiële of juridische adviseurs, IT- en communicatieproviders en bepaalde financiële instellingen, zoals fondsbeheerders, bewaarders of bewaarnemers). Deze derden zijn onderworpen aan geheimhoudingsbeperkingen en -vereisten wat betekent dat het gebruik van uw Persoonsgegevens alleen is toegestaan op onze aanwijzingen en is beperkt tot de doeleinden beschreven in "Hoe Wij Uw Gegevens Gebruiken";
  • voor zover wettelijk vereist (bijvoorbeeld als we verplicht zijn uw persoonsgegevens te verstrekken om te voldoen aan een wettelijke verplichting, waaronder begrepen, maar niet beperkt tot, verplichtingen in verband met belastingaangifte) of voor zover nodig om rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Het kan daarbij gaan om verstrekking aan betrokken Toezichthoudende (in overeenstemming met de definities) instanties of belastingautoriteiten; en
  • voor zover nodig om namens u te handelen, met inbegrip van portefeuillebeheer en andere transacties.

DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE

Wij kunnen uw Persoonsgegevens doorgeven aan andere vestigingen van de Ondernemingen van Dimensional of aan agenten, dienstverleners en/of opdrachtnemers van de Ondernemingen van Dimensional buiten de Europese Economische Ruimte ("EER").

Voor iedere overdracht van uw Persoonsgegevens buiten de EER zijn wij verplicht passende waarborgen te bieden om die informatie te beschermen. Dit kan op verschillende manieren gebeuren, bijvoorbeeld

  • wellicht heeft de ontvanger door de Europese Commissie goedgekeurde "modelcontractbepalingen" ondertekend waarmee de ontvanger zich heeft verplicht uw persoonsgegevens te beschermen;
  • het land waar we de gegevens naartoe sturen is door de Europese Commissie mogelijk goedgekeurd als een land dat voor Persoonsgegevens een passend beschermingsniveau biedt; of
  • wanneer de ontvanger in de VS is gevestigd, is de ontvanger wellicht een gecertificeerd lid van de EU-VS-privacyschildregeling (of een gelijkwaardige regeling die te zijner tijd door de bevoegde Toezichthoudende instanties wordt goedgekeurd).

Wij kunnen een dergelijke overdracht ook buiten de EER verrichten indien wij uw toestemming daartoe hebben. Indien wij ons beroepen op uw toestemming voor doorgifte van Persoonsgegevens buiten de EER, heeft u het recht die toestemming te allen tijde in te trekken. In alle gevallen zullen wij ernaar streven dat iedere overdracht van uw Persoonsgegevens in overeenstemming is met de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming.

Voor meer informatie (waaronder een afschrift van alle door ons met ontvangers van uw Persoonsgegevens afgesloten modelbepalingen inzake gegevensbescherming) over de bescherming van uw Persoonsgegevens bij doorgifte buiten de EER kunt u via de hieronder in "Vragen en Zorgen" opgenomen gegevens contact met ons opnemen.

HOE WIJ UW INFORMATIE BESCHERMEN

Wij streven ernaar controles uit te voeren om de beveiliging van onze informatie- en informatiesystemen in stand te houden en met passende waarborgen cliëntendossiers te beschermen afhankelijk van de mate van gevoeligheid van de daarin opgenomen gegevens. Ook op onze computersystemen kunnen passende controle-instrumenten worden geplaatst (zoals een beperkte toegang). Fysieke toegang tot ruimtes waar Persoonsgegevens worden verzameld, verwerkt of opgeslagen is voorbehouden aan bevoegde werknemers.

Als voorwaarde voor een dienstverband zijn werknemers van alle Ondernemingen van Dimensional verplicht tot naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving, ook met betrekking tot de wetgeving inzake gegevensbescherming. Ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van vertrouwelijke klantgegevens door een medewerker van een Onderneming van Dimensional is verboden en kan leiden tot disciplinaire maatregelen.

BEWARING VAN PERSOONSGEGEVENS

Hoe lang wij uw Persoonsgegevens bewaren, varieert en wordt bepaald aan de hand van de volgende criteria:

  • het doel waarvoor wij de Persoonsgegevens hebben verkregen - wij moeten de gegevens zo lang bewaren als voor dat doel nodig is, behoudens en in overeenstemming met onze verplichtingen op grond van wet- en regelgeving; en
  • verplichtingen op grond van wet- en regelgeving: in wet- of regelgeving kan voor het bewaren van uw Persoonsgegevens bijvoorbeeld een minimumperiode worden bepaald, of het kan voorkomen dat wij die Persoonsgegevens moeten bewaren om aan te tonen dat aan de wet- en regelgeving is voldaan.

UW RECHTEN

U heeft een aantal wettelijke rechten met betrekking tot de Persoonsgegevens die wij van u bewaren. Deze rechten bestaan onder meer uit:

  • het recht om informatie te verkrijgen over de verwerking van uw Persoonsgegevens en het recht op toegang tot de Persoonsgegevens die wij van u bewaren;
  • het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw Persoonsgegevens te allen tijde in te trekken. Wij wijzen u erop dat wij in dit geval nog steeds het recht kunnen hebben om uw Persoonsgegevens te verwerken als wij hiervoor een andere rechtmatige grondslag hebben (anders dan toestemming);
  • in voorkomend geval, het recht om bepaalde Persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat en/of om ons te verzoeken dergelijke gegevens aan een derde partij door te geven indien dit technisch mogelijk is (ook wel gegevensportabiliteit genoemd). Wij wijzen u erop dat dit recht alleen van toepassing is op Persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt;
  • het recht om ons te verzoeken uw Persoonsgegevens te corrigeren indien deze onjuist of onvolledig zijn;
  • het recht om ons te verzoeken uw Persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden te wissen. Wij wijzen u erop dat er omstandigheden kunnen zijn waarin u ons vraagt om uw Persoonsgegevens te wissen, maar wij wettelijk het recht hebben de Persoonsgegevens te bewaren;
  • het recht om ons te verzoeken de verwerking van uw Persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden te beperken. Ook hier kunnen er omstandigheden zijn waarin u ons vraagt de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, maar wij wettelijk het recht hebben dat verzoek te weigeren; en
  • het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder voor gegevensbescherming (contactgegevens zijn hieronder opgenomen) als u van mening bent dat wij een inbreuk hebben gemaakt op een van uw rechten.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de gegevens in "Vragen en Zorgen" hieronder.

Voor meer informatie over uw rechten kunt u ook contact opnemen met de betreffende toezichthouder voor gegevensbescherming en privacy (zie "Vragen en zorgen" hieronder), of door naar hun website te gaan op: https://ico.org.uk/.


VRAGEN EN ZORGEN

Als u vragen of zorgen heeft over onze omgang met uw Persoonsgegevens of over deze Privacyverklaring, kunt u via de volgende contactgegevens contact met ons opnemen:

Adres: 20 Triton Street, Regent's Place, London, NW1 3BF, United Kingdom, Ter attentie van: Privacy Policy and Notice
Telefoonnummer: +44 (0)203 033 3300
E-mailadres: EMEADataPrivacy@dimensional.com

9.2 Wij streven ernaar privacy-gerelateerde kwesties onmiddellijk te behandelen. Als u ontevreden bent over de manier waarop met uw Persoonsgegevens wordt omgegaan, kunt u een klacht indienen bij een privacytoezichthouder, met inbegrip van de privacytoezichthouder van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats waar de vermeende inbreuk op uw rechten heeft plaatsgevonden. U kunt ook een klacht indienen bij de Britse Information Commissioner, waarvan de contactgegevens beschikbaar zijn op hun website: https://ico.org.uk/.